Как выиграть тендер. Пошаговое руководство по участию в закупках

Закупки – сложный и многогранный процесс. Включают поиск поставщиков, заключение контрактов, контроль качества товаров и услуг, обеспечение своевременной поставки материалов и оборудования. Сопровождение тендеров позволяет избежать ошибок, минимизировать риски, обеспечить соблюдение всех требований и стандартов.

Тендеры могут быть связаны с различными областями деятельности:

• Государственные тендеры. Регулируются Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Закупки предполагают строгий контроль за отбором участников, требуют соблюдения всех установленных процедур.
• Корпоративные тендеры. Проводят частные компании для выбора поставщиков продукции. Правила и процедуры определяются внутренними регламентами компании. Корпоративные тендеры обычно менее формализованы, но также требуют соблюдения процедур и правил.
• В строительной отрасли тендеры проводятся для выбора подрядчиков на строительство объектов. 
• Тендеры в сфере IT направлены на выбор компаний, которые будут разрабатывать программное обеспечение, внедрять информационные системы или предоставлять услуги по поддержке и обслуживанию IT-инфраструктуры. Такие закупки часто включают в себя оценку опыта участников, их портфолио и квалификации специалистов.
• Для медицинских учреждений тендеры позволяют выбрать поставщиков медицинского оборудования, расходных материалов. Особое внимание уделяется соответствию продукции требованиям законодательства и стандартам качества.
• Тендеры в сфере образования. Проводятся для выбора поставщиков образовательных услуг: обучения, повышения квалификации или проведения курсов.
• Тендеры на транспортные услуги. Направлены на выбор компаний, которые предоставляют транспортные средства для перевозки грузов или пассажиров – автомобили, автобусы, грузовики. Внимание уделяется опыту работы участников, наличию необходимых лицензий и разрешений.
• Тендеры в области энергетики. Проводят для выбора компаний, которые будут поставлять электроэнергию, газ и другие энергоресурсы. 

Правильное сопровождение закупок позволяет:

1. Снизить риски. Предотвращает возможные проблемы с качеством продукции, сроками поставки, соблюдением условий договора и др. Способствует снижению рисков для организации, повышению репутации организации.
2. Экономить ресурсы. Эффективное сопровождение тендеров оптимизирует расходы на приобретение продукции. Это достигается за счёт выбора надёжных исполнителей, проведения тендеров и переговоров о цене, контролем за исполнением контрактов.
3. Соблюдать законодательство. Сопровождение тендеров должно соответствовать требованиям законодательства и нормативным актам, регулирующим процесс. Это обеспечивает юридическую чистоту сделок, предотвращает возможные юридические риски.

Основные этапы

1. Планирование. Определение потребностей организации, составление бюджета, выбор критериев для оценки поставщиков.
2. Поиск подрядчиков. Изучение рынка, анализ предложений, проведение тендеров или переговоров.
3. Заключение соглашения. Согласование условий, подписание документов, обеспечение юридической чистоты сделки.
4. Исполнение соглашений. Контроль за соблюдением сроков поставки, качества товаров и услуг.
5. Завершение сделки. Анализ результатов, оценка эффективности, определение возможных улучшений в будущем.

Сопровождение может длиться от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от сложности сделки.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК

Планирование закупок влияет на все последующие стадии. Состоит из определения потребностей организации, анализа рынка, выбора поставщиков, разработки плана.

1. Определение потребностей организации

Первый шаг в планировании – определение потребностей организации. Тендер может быть связан с различными аспектами деятельности компании: производством, строительством, здравоохранением, образованием и др. Важно провести детальный анализ текущих и будущих потребностей. Это обеспечит эффективность и результативность процесса.

Для определения потребностей используют следующие методы:

• Анализ данных о потреблении товаров и услуг за предыдущие периоды;
• Оценка планов развития организации на ближайшие годы;
• Консультации с сотрудниками, ответственными за различные направления деятельности.

2. Анализ рынка и выбор подрядчиков

После определения потребностей проводят анализ рынка, чтобы выбрать наиболее подходящих исполнителей. Этот процесс включает в себя изучение предложений различных компаний, их репутации и опыта работы. Также важно учитывать качество продукции, сроки поставки, условия оплаты и др.

Выбор подрядчиков должен основываться на следующих критериях:

• Качество продукции или услуг;
• Репутация и опыт работы подрядчика;
• Цена;
• Сроки поставки;
• Географическое расположение подрядчика.

3. Разработка плана

На основе анализа потребностей и выбора исполнителей разрабатывается план, который состоит из следующих элементов:

• Перечень товаров и услуг, необходимых для удовлетворения потребностей организации;
• Объёмы закупок по каждому виду товаров или услуг;
• График поставок;
• Бюджет;
• Методы контроля за выполнением плана.

План закупок должен быть согласован с другими отделами организации, чтобы обеспечить соответствие общим целям и задачам компании. План также должен учитывать возможные изменения в потребностях и реалиях рынка.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТОРГОВ

Организация торгов — этап, который позволяет выбрать наиболее подходящего поставщика. Основные аспекты организации торгов: подготовка документации, привлечение участников и проведение аукциона или конкурса.

1. Подготовка документации для проведения тендера

Первым шагом в организации торгов является подготовка необходимой документации. Она состоит из следующих элементов:

• Техническое задание – описание требований к продукции, включая характеристики, стандарты качества и другие параметры.
• Критерии оценки предложений – определение критериев, по которым будут оцениваться предложения участников тендера. Это может быть цена, качество, сроки поставки и другие факторы.
• Условия участия – информация о том, кто может участвовать в торгах, какие документы предоставить и какие требования должны быть соблюдены.
• Процедура проведения торгов – подробное описание этапов проведения тендера: сроки подачи заявок, критерии отбора участников, порядок оценки предложений и принятия решения.

2. Привлечение участников

После подготовки документации привлекаются участников торгов. Для этого можно использовать различные методы:

• Реклама в СМИ и на специализированных площадках;
• Рассылка приглашений потенциальным участникам;
• Участие в выставках и конференциях, где можно представить информацию о торгах;
• Сотрудничество с профессиональными ассоциациями и объединениями.

3. Проведение аукциона или конкурса

Торги могут проводиться в форме аукциона или конкурса. Аукцион предполагает, что участники предлагают свои цены на товар или услугу. Победителем становится тот, кто предложил наименьшую цену. Конкурс основан на оценке предложений участников по определённым критериям.

В зависимости от вида торгов, процедура их проведения может различаться. Однако в любом случае она должна быть прозрачной и справедливой, чтобы обеспечить выбор наилучшего подрядчика.

Для проведения аукциона определяют начальную (минимальную) цену продукции, а также шаг аукциона – величину снижения цены. Участники подают заявки с указанием своей цены. Аукцион продолжается до тех пор, пока не останется только один участник. Этот участник становится победителем и заключает соглашение с заказчиком.

Конкурс проводится в несколько этапов. На первом этапе участники подают свои предложения, которые оцениваются по заранее определённым критериям. Затем заказчик выбирает наиболее подходящее предложение и заключает договор с его автором.

После завершения торгов заказчик заключает контракт с победителем. В договоре указываются все условия поставки товара или оказания услуги: сроки, стоимость, качество и другие параметры.

ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

Выбор поставщика — этап, который определяет успех всей сделки. Основные аспекты выбора исполнителя: оценка предложений участников и переговоры с выбранным контрагентом.

1. Оценка предложений участников

Первым шагом в выборе подрядчика является оценка предложений участников торгов. Для этого определяют критерии оценки, которые будут использоваться для сравнения предложений. Критерии могут включать цену, качество продукции, сроки поставки, оплату, репутацию исполнителя и другие факторы.

После определения критериев проводят анализ предложений участников. Это может быть сделано путём сравнения предложений по каждому критерию или путём присвоения баллов каждому предложению на основе его соответствия критериям.

2. Переговоры с выбранным поставщиком

После анализа предложений и выбора наиболее подходящего подрядчика проводят переговоры. Это важный этап, на котором можно уточнить все детали сделки, согласовать условия контракта и убедиться в надёжности исполнителя.

В ходе переговоров обсуждают:

• Цену товара или услуги;
• Сроки поставки;
• Качество продукции;
• Оплату;
• Гарантии и ответственность сторон.

Важно также проверить репутацию подрядчика, его опыт работы и отзывы других клиентов. Это поможет убедиться в его надёжности и профессионализме.

Переговоры могут проводиться в устной и письменной форме. Но они должны быть зафиксированы в протоколе переговоров или в другом документе, чтобы обеспечить прозрачность и юридическую силу сделки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ КОНТРАКТА

Заключение контракта — этап, который определяет права и обязанности сторон, а также условия сделки. Основные аспекты заключения соглашения: составление и подписание соглашения и обязательства сторон.

1. Составление и подписание договора

Договор является основным документом, регулирующим отношения между заказчиком и поставщиком. Он должен содержать все согласованные условия сделки: цену, сроки, качество, оплату и др. Также в соглашении должны быть указаны права и обязанности сторон, ответственность за нарушение условий договора и порядок разрешения споров.

При составлении контракта учитывают требования законодательства и нормативных актов, регулирующих закупки. Это поможет избежать возможных юридических рисков и обеспечить юридическую чистоту сделки.

После составления договор должен быть подписан обеими сторонами. Подписание подтверждает согласие сторон с его условиями и начало исполнения обязательств по сделке.

2. Обязательства сторон

В договоре должны быть чётко определены обязательства каждой стороны. Обязательства заказчика могут включать оплату продукции, предоставление необходимой информации и обеспечение условий для выполнения работ. Обязательства исполнителя могут включать поставку товара или оказание услуги в соответствии с требованиями заказчика, соблюдение сроков поставки и качества продукции. А также выполнение других условий соглашения.

Обязательства сторон были конкретными и выполнимыми. Это позволит избежать недоразумений и конфликтов в процессе исполнения контракта.

Необходимо предусмотреть ответственность за нарушение обязательств. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств одной из сторон, другая сторона имеет право требовать возмещения убытков или применения иных мер ответственности.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ КОНТРАКТА

Контроль исполнения контракта — этап, который позволяет обеспечить соблюдение условий соглашения и качество поставляемой продукции. Основные аспекты: мониторинг выполнения условий договора и контроль качества поставляемых товаров/услуг.

1. Мониторинг выполнения условий договора

Проверка соблюдений сроков поставки, качества продукции, условий оплаты и других аспектов, указанных в соглашении. Для этого устанавливают систему контроля, которая будет обеспечивать регулярный сбор информации о ходе исполнения контракта.

Система контроля может состоять из следующих элементов:

• Отчёты поставщика о выполнении работ;
• Проверка качества продукции;
• Контроль за соблюдением сроков поставки;
• Анализ финансовых документов.

На основе полученной информации можно оценить степень выполнения условий соглашения и принять меры для устранения возможных проблем.

2. Контроль качества поставляемых товаров / услуг

Качество поставляемой продукции является важным фактором, влияющим на эффективность сделок. Контроль позволяет предотвратить поставку некачественной продукции и обеспечить соответствие требованиям заказчика.

Для контроля качества можно использовать следующие методы:

• Визуальный осмотр продукции перед приёмкой;
• Проведение испытаний и тестов;
• Получение сертификатов соответствия;
• Сбор отзывов от клиентов.

В случае выявления недостатков принимают меры по их устранению и требуют от подрядчика компенсации ущерба. Регулярный контроль исполнения соглашения позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы.

РАСТОРЖЕНИЕ КОНТРАКТА И РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

Расторжение контракта может быть вызвано различными причинами: неисполнением обязательств одной из сторон, изменением условий рынка или другими обстоятельства. 

1. Условия расторжения договора

В контракте должны быть указаны условия его расторжения. Они могут включать:

• Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств одной из сторон;
• Изменение обстоятельств, которые делают исполнение соглашения невозможным или нецелесообразным;
• Другие основания, предусмотренные законодательством или контрактом.

Если одна из сторон нарушает контракт, другая сторона имеет право требовать расторжение соглашения. Для этого направляют письменное уведомление о расторжении соглашения с указанием причин расторжения.

2. Процедуры разрешения споров

При возникновении споров между сторонами контракта принимают меры для их разрешения. Процедуры разрешения споров могут быть следующими:

• Переговоры и консультации между сторонами;
• Обращение в арбитражный суд или другой орган по разрешению споров;
• Применение мер ответственности за нарушение условий договора.

Переговоры и консультации являются наиболее предпочтительным способом разрешения споров. Они позволяют сторонам найти взаимоприемлемое решение без обращения в суд. Если переговоры не приводят к результату, стороны могут обратиться в арбитражный суд или другой компетентный орган.

Арбитражный суд рассматривает споры между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Он принимает решения на основе законодательства и условий соглашения. Решение арбитражного суда является обязательным для исполнения сторонами.

Другие органы по разрешению споров могут включать в себя третейские суды, медиацию и другие формы альтернативного разрешения споров. Выбор органа зависит от конкретных условий контракта и предпочтений сторон.

Профессиональное сопровождение сделок помогает избежать значительных финансовых потерь и юридических проблем.

АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ

Анализ результатов закупочной деятельности — этап, который позволяет оценить эффективность проведённых мероприятий и выявить слабые места для разработки рекомендаций по улучшению процесса. 

1. Изучение эффективности

Для изучения эффективности проведённых закупок собирают и анализируют данные о результатах каждой сделки. Данные могут включать в себя информацию о стоимости товаров или услуг, сроках поставки, качестве продукции, соблюдении условий договора и других аспектах. На основе этих данных можно рассчитать показатели эффективности закупок: экономии средств, соблюдении сроков поставки и качества продукции.

Показатели эффективности позволяют оценить, насколько успешно был проведен тендер. И какие меры стоит предпринять для улучшения. Например, если показатель экономии средств низкий – можно пересмотреть условия контрактов с подрядчиком или выбрать других исполнителей. Если показатель качества продукции низкий – необходимо усилить контроль за качеством поставляемой продукции.

2. Выявление слабых мест и разработка рекомендаций для улучшения процесса

На основе анализа показателей эффективности тендера можно выявить слабые места. Они могут быть связаны с выбором поставщиков, условиями договоров, контролем за их исполнением и другими аспектами.

После выявления слабых мест разрабатываются рекомендации для их устранения.

Регулярный анализ результатов закупочной деятельности позволяет своевременно выявлять и устранять слабые места. Обеспечивает повышение эффективности процесса.

УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

Учет и отчетность — это важные аспекты процесса, которые обеспечивают прозрачность и контроль за расходованием средств. Основные аспекты: ведение документооборота и предоставление отчетности перед руководством и контролирующими органами.

1. Ведение документооборота

Документооборот в процессе закупок:

• Заявка на тендер;
• Коммерческое предложение;
• Договор;
• Акт выполненных работ или оказанных услуг;
• Счет-фактура и другие финансовые документы;

Ведение документооборота должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами организации. Это обеспечивает прозрачность и контроль над закупками.

Для ведения документооборота используют специальные программы или системы управления проектами. Они позволяют автоматизировать процесс создания, хранения и обработки документов. А также обеспечивает доступ к документации всем участникам сделки.

2. Отчетность перед руководством и контролирующими органами

Отчетность о проведенном тендере должна предоставляться руководству организации и контролирующим органам информацию о:

• Стоимости;
• Объемах закупок по каждому виду товаров или услуг:
• Соблюдении сроков поставок;
• Качестве поставляемой продукции.

Отчеты о тендере могут быть представлены в различных формах: таблицах, графиках, диаграммах. Они должны быть понятными и информативными, чтобы руководство могло принимать обоснованные решения о дальнейших торгах. 

Регулярная отчетность о тендерах позволяет руководству и контролирующим органам отслеживать эффективность процесса и принимать меры по его улучшению.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Информационные технологии играют важную роль во многих сферах деятельности, включая процесс сопровождения закупок. Они позволяют автоматизировать рутинные операции, ускорить обработку данных и обеспечить прозрачность и контроль процесса. 

Для автоматизации процесса сопровождения используются программы системы управления проектами, электронные торговые площадки, системы электронного документооборота и др. Они позволяют автоматизировать следующие процессы:

• Планирование закупок;
• Поиск поставщиков;
• Заключение контрактов;
• Исполнение соглашений;
• Завершение сделки.

Электронный документооборот значительно упрощает процесс сопровождения сделки, ускоряет обмен информацией и снижает вероятность ошибок.

БАНКОВСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ 

Банковское сопровождение закупок — это комплекс услуг, предоставляемых банками. Включает в себя контроль за целевым использованием денежных средств, соблюдением условий соглашений и сроков исполнения обязательств.

Основные цели банковского сопровождения:

• Обеспечение прозрачности и контроля за расходованием бюджетных средств;
• Предотвращение коррупции и других злоупотреблений;
• Повышение эффективности и результативности закупочной деятельности;
• Содействие развитию конкуренции между подрядчиками.

Виды банковского сопровождения:

• Казначейское сопровождение — контроль за использованием целевых средств со специальных счетов, открытых в Федеральном казначействе или уполномоченных банках. Применяется для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
• Банковское сопровождение контрактов — мониторинг расчётов по договорам, заключённым в рамках 44-ФЗ, 223-ФЗ и других нормативных актов. Позволяет контролировать исполнение обязательств сторонами соглашения и соблюдение условий о сроках, цене и качестве товаров, работ, услуг.

Для организации банковского сопровождения заказчик заключает с банком договор об оказании соответствующих услуг. В документе указываются условия и порядок взаимодействия сторон, права и обязанности заказчика и банка, ответственность за нарушение условий соглашения.

Банк осуществляет мониторинг операций по счёту заказчика, проверяет соответствие платежей контракту, уведомляет заказчика о выявленных нарушениях, предлагает меры по их устранению. Заказчик обязан предоставлять банку необходимую информацию и документы, подтверждающие целевое использование средств.

Банковское сопровождение позволяет обеспечить прозрачность и контроль за процессом закупок, снизить риски нецелевого использования бюджетных средств.

Ошибки при сопровождении

1. Неправильная оценка потребностей организации. Недооценка или переоценка реальных нужд компании может привести к неверному выбору товаров или услуг.
2. Недостаточный анализ рынка и выбор поставщиков. Ограниченный анализ рынка может привести к выбору менее качественной продукции по высокой цене. Кроме того, отсутствие выбора подрядчиков ведет к отсутствию конкуренции и возможному увеличению стоимости.
3. Отсутствие четкого плана. Без заранее разработанного плана компания может столкнуться с проблемами координации и контроля за тендером. Это приводит к непредвиденным расходам и неэффективному использованию ресурсов.
4. Несоблюдение правил проведения торгов. Нарушение правил проведения тендеров может привести к признанию результатов закупок недействительными. Что влечет за собой дополнительные расходы и потерю времени.
5. Неразумный выбор поставщика. Выбор ненадежного или некомпетентного исполнителя может повлечь за собой проблемы с качеством товара или услуги.
6. Некорректное составление и подписание контракта. Отсутствие четко определенных условий соглашения или наличие ошибок в тексте могут привести к возникновению разногласий и судебных разбирательств.
7. Неэффективный контроль исполнения договора. Плохой контроль за соблюдением условий может привести к невыполнению обязательств одной из сторон. Что приведет к финансовым потерям и конфликтам.
8. Отсутствие анализа результатов. Недостаточное внимание к аналитическим данным не позволит выявить слабые места и улучшить процесс в будущем.
9. Некачественное ведение документооборота. Некорректно оформленные документы могут стать причиной проблем с контрольными органами и исполнителями. А также замедлить тендер.
10. Неспособность оперативно реагировать на изменения в законодательстве: Законодательные изменения могут существенно повлиять на процесс. Отсутствие оперативного реагирования может привести к нарушениям и штрафам.